Archiwizacja poczty

Archiwizacja poczty pomoże w niespodziewanych okolicznościach

W wiadomościach e-mail znajduje się nie tylko mnóstwo cennej dla przedsiębiorstw wiedzy, ale także dowody, które mogą dać przewagę np. podczas sprawy sądowej. Dlatego posiadanie profesjonalnego archiwum poczty elektronicznej powinno być priorytetem.

Znaczna grupa menedżerów IT niestety uważa, że inwestycja w rozwiązanie do archiwizacji poczty elektronicznej jest zbędna, stanowi bowiem luksus, bez którego firma może się obejść. Co więcej, wielu uważa, że dysponuje już takim systemem i wskazuje na polecenie „Archiwizuj”, dostępne w klientach pocztowych. Zapominają jednak, że funkcja ta z prawdziwą archiwizacją ma niewiele wspólnego, a czasem wręcz korzystanie z niej przysparza dodatkowych kłopotów.

W skrzynkach pocztowych przechowywane są cenne, a nawet krytyczne dla biznesu dane, takie jak umowy, oferty, dokumentacja stanowiąca własność intelektualną przedsiębiorstwa oraz finansowa, a także informacje osobowe i kadrowe.

Doświadczenie pokazuje, że dane zgromadzone w takich e-mailach wykorzystywane są bardzo rzadko, przez co nie są traktowane z należytym szacunkiem. Natomiast gdy wystąpi konieczność dostępu do nich, z reguły ma to miejsce pod dużą presją czasu, zaś wartość informacji w takiej sytuacji rośnie wykładniczo i zdarza się, że przekracza koszt wdrożenia profesjonalnego systemu do archiwizacji poczty elektronicznej.

Tego typu rozwiązanie przechowuje kopię każdego pojedynczego e-maila wysłanego i otrzymanego przez przedsiębiorstwo w bezpiecznym, zgodnym z przepisami, niezależnym od podstawowego serwera poczty elektronicznej repozytorium. Jest ono chronione przed ingerencją osób niepowołanych – dostęp do jego zasobów jest w pełni kontrolowany i rozliczalny. Nie ma też możliwości edycji zarchiwizowanych wiadomości, co gwarantuje ich autentyczność. Możliwość ingerencji w treść wiadomości e-mail w usłudze Microsoft/Office 365 bywa w firmach, niestety, często nadużywana, co przekreśla wartość dowodową zgromadzonych wiadomości.

E-mailowa powódź

Funkcja szybkiego przeszukiwania takiego archiwum jest nie do przecenienia. Wyszukiwanie trwa sekundy, podczas gdy wyszukanie w „archiwum” Outlooka może zająć minuty, a wyszukiwanie ręczne to już godziny czy dni. Ale posiadanie centralnego repozytorium z pocztą elektroniczną wiąże się także z konkretnymi oszczędnościami, bowiem może być przechowywane na tańszych pamięciach masowych niż serwer Exchange. Przyczynia się też do zmniejszenia objętości obsługiwanych przez Outlooka plików PST, który to format – pokazuje to doświadczenie wielu użytkowników – nie jest najbardziej niezawodny i bezpieczny.

Z ankiet przeprowadzonych wśród menedżerów IT wynika, że w 60 proc. firm użytkownicy regularnie osiągają limity swoich skrzynek pocztowych.

Można sobie poradzić z tym na cztery sposoby:

Zwiększyć objętość skrzynek pocztowych – oznacza to wzrost kosztów obsługi serwera.

Usunąć część wiadomości e-mail – mogą zawierać cenne informacje.

Przeprowadzić archiwizowanie wiadomości do plików PST – są niezabezpieczone, edytowalne i łatwo ulegają uszkodzeniu.

Zainwestować w rozwiązanie archiwizacyjne, które przechowuje wiadomości e-mail w bezpiecznym, niezależnym repozytorium.

Sposób na dowód

Jedną z podstawowych funkcji zapewnianych przez profesjonalne archiwum jest brak możliwości edycji znajdujących się w nim wiadomości.

Dzięki temu stanowią one niepodważalny dowód nie tylko przy wewnętrznych dochodzeniach w firmie, ale także mogą być wykorzystane w sądzie (każda wiadomość opatrzona jest niepowtarzalną sygnaturą, która gwarantuje jej wiarygodność).

Warto w tym miejscu zaznaczyć różnicę między wykonywaniem kopii zapasowej (backup) plików z wiadomościami, a ich profesjonalną archiwizacją. Backup z reguły obejmuje całe repozytorium, bez „zwracania uwagi” na poszczególne wiadomości – kopiowana jest ich cała baza lub wręcz wykonywany jest obraz dysku serwera poczty.

Celem tego procesu jest przywrócenie środowiska do pracy w sytuacji awarii lub błędu użytkownika. Z reguły nie ma możliwości przeszukiwania treści zabezpieczonych w ten sposób wiadomości. Trudno będzie też przedstawić wykonaną w ten sposób kopię w sądzie, nawet jeśli jej autentyczność została zapewniona poprzez rejestrację na jednokrotnie zapisywalnym nośniku typu WORM – odtworzenie przez biegłego całego środowiska będzie kłopotliwe i czasochłonne, zaś uzyskane w ten sposób dowody z łatwością podważone przez obronę. Nie zdarza się to wówczas, gdy przedstawiona w sądzie wiadomość pochodzi z wdrożonego w skali całej firmy systemu archiwizacji i ma swoją sygnaturę.

Cryoserver chroni reputację i finanse

Cryoserver to profesjonalne rozwiązanie do archiwizacji poczty elektronicznej, oferowane przez firmę Forensic & Compliance Systems (FCS). Umożliwia bezpieczne przechowywanie każdej wiadomości e-mail, która przejdzie przez firmowy serwer i zapewnia integralność oraz nienaruszalność stworzonego w ten sposób centralnego repozytorium. Narzędzie to integrowane jest z użytkowanym przez pracowników klientami poczty elektronicznej, mogą więc oni nadal korzystać z Outlooka do przeszukiwania archiwum.

Uprawnienia dotyczące dostępu do poszczególnych skrzynek są ściśle regulowane, dzięki czemu zminimalizowane jest ryzyko nadużyć. Istnieje możliwość zdefiniowana ograniczonego dostępu dla poszczególnych pracowników, a bardziej rozszerzonego dla działu kadr, prawnego lub zarządu. Funkcja ta zyskała na znaczeniu w czasie pandemii COVID-19, gdy zaistniała konieczność uzyskania dostępu do wiadomości w skrzynkach pracowników przebywających w szpitalu.

Rozwiązanie Cryoserver może być wdrożone zarówno w siedzibie firmy (on-premise), jak też w chmurze.

Dzięki temu oraz elastycznej metodzie licencjonowania (opłata wyłącznie za aktywnych użytkowników) mogą z niego korzystać firmy każdej wielkości i rodzaju działalności.

Jego wdrożenie szczególnie powinny jednak rozważyć przedsiębiorstwa należące do ściśle regulowanych branż (np. finansowa, ochrona zdrowia, ubezpieczenia), jak też bazujących w swojej działalności na z trudem wypracowanym pozytywnym wizerunku (sklepy, kurierzy, branża usługowa i transportowa). Unikną w ten sposób problemów związanych z długotrwałym rozwiązywaniem problemów, jak też zminimalizują ryzyko niekorzystnych rozstrzygnięć w przypadku sytuacji spornych.